Clubbeheer voor tafeltennisclubs
Competitie, tornooien, trainingen, lidgeld, bar, winkel en website in één systeem dat het werk van je bestuur overneemt. Leden vullen zelf in, betalingen punten zichzelf af, en jij kijkt alleen nog na.
Toon wat het overneemt Plan een gesprek
Leden gebruiken de app op hun telefoon, het bestuur werkt ook in een volledige webinterface. Elk scherm op deze pagina komt uit het echte systeem, ingevuld voor TTC Chopblock: een club die niet bestaat.
Een kalender van de bond zegt wie speelt. Niet wie de zaal opent, hoeveel tafels er moeten staan of wie achter de bar staat. Dat regelt het systeem nu.
Ploegen, spelers, klassementen, wedstrijden en standen worden elke nacht opgehaald bij VTTL/AFTT. Verplaatst de bond een wedstrijd, dan staat dat de volgende ochtend overal goed: in de app, op de website en aan de bar.
Niemand typt nog een wedstrijd over.
Per avond zie je welke ploegen thuis spelen, hoeveel tafels er moeten staan, wie de zaal opent en wie afsluit. Wie een sleutel heeft, tikt "Ik open". Een avond waar nog niemand afsluit, kleurt rood tot iemand het opneemt.
De bardienst wordt over de ploegen verdeeld; wisselen kan in de app.
In de webinterface staat het hele seizoen in één lijst, met de avonden die nog iemand missen in het rood.
Geen rondvraag meer wie de sleutel heeft.
Spelers zeggen per wedstrijd of ze kunnen, of één keer voor een hele periode: "twee weken op reis", "op woensdag nooit". Valt iemand weg die al opgesteld staat, dan krijgt de kapitein een mail en een rode melding tot de ploeg weer rond is.
Antwoorden zonder in te loggen kan ook: met één knop krijgt de hele ploeg een mail waarin elk antwoord één tik is.
De kapitein weet het voor de wedstrijd, niet erna.
Spelers schrijven het wedstrijdverslag op hun telefoon, de avond zelf of later die week, met foto's erbij. Het staat meteen op de website en op de Facebookpagina van de club.
Op zondag vertrekt een weekmail naar de leden met wat er komt: wedstrijden, trainingen, wie er bardienst heeft.
Het clubkampioenschap zonder een wedstrijdtafel vol papiertjes. De tornooileider stelt in, de spelers doen de rest.
De uitnodiging gaat per mail naar wie je kiest, met een eigen link per lid: "Ik speel mee" en de inschrijving staat. Het systeem verdeelt de poules, bouwt de afvaltabel en rekent de voorgift uit het klassement. Een C0 tegen een E2 begint niet op nul, en niemand hoeft het op te zoeken.
Inschrijvingen tellen en poules loten doet niemand meer.
Op een scherm in de zaal hangen de codes van de wedstrijden die nu gespeeld kunnen worden. Spelers scannen, bevestigen dat ze beginnen en geven na afloop zelf de score in. Het bord en de standen werken meteen bij.
Wie het tornooi van thuis volgt, ziet de poules en een projectie van de afvaltabel terwijl er nog gespeeld wordt. Loopt er iets mis, dan exporteer je alles naar Excel en werk je op papier verder.
Lukas en Lien staan aan tafel 4. Lien krijgt 2 punten voorgift per set. Scan de code, speel de sets en kijk hoe de poule bijwerkt.
Lukas Peeters D2
Lien Baert D2
voorgift 2 aan Lien Baert
Tik op "Scan de code" om de wedstrijd op je telefoon te openen.
Ronde 6
Lukas Peeters D2
Lien Baert D2
Best of 3, eerste aan 2 sets.
Doorgegeven. Het bord in de zaal en de standen zijn bijgewerkt.
Poule D, na 5 rondes
| # | Speler | W | V | Sets |
|---|
Het grote scherm in de zaal toont de poules, de wedstrijden die nu lopen en de codes die klaarliggen. Ouders en supporters krijgen een link die ze kunnen doorsturen: poules, afvaltabel en de verrassingen van de avond, pagina per pagina.
Eén app voor elk lid, op de telefoon of de computer, zonder app store. Wat een lid zelf kan regelen, hoeft het bestuur niet te doen.
Een trainer plant een reeks: dinsdag 19:30, september tot december. Feestdagen en sluitingen van de zaal worden overgeslagen. Leden schrijven zich in, de trainer duidt aan wie er was, en een avond verplaatsen of afzeggen gaat per sessie.
Het bestuur keurt nieuwe trainingen goed en maakt met één klik een factuur per deelnemer, en een afrekening per trainer.
Aanwezigheden en trainingsgeld tellen zichzelf op.
Mosselfeest, quiz of een uitstap naar het BK: inschrijven, betalen, carpoolen en afspreken gebeurt op de pagina van het evenement zelf. Ouders schrijven hun kinderen in. Een evenement verschijnt pas bij de leden als het bestuur het goedkeurt.
Contactgegevens, gezin, lidnummer, licentie en klassement, functies, speelstatus en lidgeldcategorie zitten samen op één plek. Wat de bond weet, komt binnen; wat de club beslist, staat ernaast.
Ouders en kinderen hangen aan elkaar, zodat een factuur voor een jeugdspeler bij de ouder terechtkomt.
Eén ledenlijst, geen losse Excelbestanden meer.
Jeugd, ouders, competitiespelers, kapiteins, bestuur: de lijsten volgen de ledenlijst. Wordt iemand kapitein, of stopt een speler met competitie, dan past elke lijst zich meteen aan.
In één mail zet je blokken die alleen bepaalde lijsten te zien krijgen, zodat niemand twee bijna dezelfde mails krijgt.
Loopt er iets vast, dan meldt een lid het in de app, met een screenshot erbij. Het bestuur ziet de melding in de webinterface en antwoordt daar; het lid krijgt het antwoord in de app en per mail.
De penningmeester maakt facturen, maar zoekt geen betalingen meer op.
Bij elke seizoensstart krijgt elk lid zijn lidgeldfactuur, volgens zijn categorie: competitiespeler, jeugd, recreant, vrijgesteld of aan halve prijs. Die categorie volgt uit wat er op de fiche van het lid staat. Niemand maakt nog een factuur met de hand.
In de webinterface zie je alle facturen met hun status, en per lid wat er nog openstaat: lidgeld, trainingen, bar en winkel samen.
Het lidgeld van een heel seizoen in één keer de deur uit.
Lidgeld, trainingen, evenementen, de barrekening en bestellingen uit de winkel staan samen in de app. Een lid vinkt aan wat hij betaalt en krijgt één overschrijving met één gestructureerde mededeling en een QR-code voor zijn bankapp. Ouders betalen voor het hele gezin in één keer.
De clubrekening wordt elk uur ingelezen via Ponto. Komt er een betaling binnen met die mededeling en precies dat bedrag, dan staat alles meteen op betaald. Wat niet klopt, blijft over voor de penningmeester.
Geen bankuittreksels meer naast de ledenlijst.
Vink aan wat je betaalt. De mededeling en de QR-code worden berekend zoals in de app. Het rekeningnummer is verzonnen en klopt bewust niet: geen enkele bank voert deze betaling uit.
Te betalen
€ 0,00
–BE68 5390 0754 7035Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische ondernemingen elektronisch verstuurd worden via het Peppol-netwerk. Een sponsorfactuur vertrekt rechtstreeks naar de boekhouding van de sponsor, en je ziet per factuur of ze aangekomen is.
Geen pdf's meer mailen, en in orde met de wet.
De tablet aan de bar opent meteen in de kassa: geen kassierscode, niets te tellen. Een rondje zet je op rekening, van een lid of van een ploeg; op wedstrijddagen staan de ploegen die spelen bovenaan. De rekening blijft de hele avond open, zodat wie achter de bar staat ziet wat er al genoteerd is.
Afsluiten hoeft niemand: de kassa sluit 's nachts vanzelf en zet wat op rekening staat bij het lid, naast het lidgeld. Vergeten te betalen? Dan betaal je thuis in de app, met één overschrijving; zodra het geld binnen is, staat alles op betaald.
Geen bonnetjes, geen kas om na te tellen.
Wafels voor de jeugdwerking in het najaar, clubshirts het hele jaar door.
Buren, familie en collega's bestellen op de website en betalen met een overschrijving of de QR-code. De bestelling is bevestigd zodra het geld binnen is. Kan een klant niet zelf afhalen, dan duidt hij een lid aan dat het meeneemt.
Leden bestellen voor zichzelf of voor wie ze iets verkopen, met een referentie per klant. Het staat meteen op hun rekening, naast de barrekening. Clubkledij is alleen zichtbaar voor leden.
Komen de dozen binnen, dan print je de bestellingen als stickervel om op de dozen te kleven.
Een clubsite die zichzelf actueel houdt.
Kalender, uitslagen en klassementen komen rechtstreeks uit de bondsgegevens. Trainingen, evenementen, wedstrijdverslagen en nieuws verschijnen vanzelf. Het bestuur en de trainers komen uit de ledenlijst: verandert iemand van functie, dan past de site zich aan.
Elke pagina bestaat uit blokken die vrijwilligers zelf herschrijven, verplaatsen of weggooien. Sponsors verschijnen groter of kleiner volgens hun pakket: goud, zilver of brons.
Vertel kort wie jullie zijn en wat je als eerste van je bord wil. We nemen binnen twee werkdagen contact op om een moment af te spreken.